U kent ze wel, de aanbiedingen die thuis of op kantoor binnenko- men. ‘U betaalt teveel voor uw energie!’ of ‘Bellen kan goedkoper met…’. Verreweg de meeste aanbiedingen verdwijnen ongelezen in de prullenbak. Een enkele keer blijft een slagzin toch even hangen en de gedachte: misschien toch eens kritisch naar de kosten kijken?
Ruimte om te besparen
Het valt me op dat de organisaties binnen de kinderopvang de laatste jaren steeds meer als een bedrijf gaan functioneren. Het risicobe- wustzijn is aanzienlijk toegenomen, er is veel aandacht voor professionalisering van personeel, er wordt com- merciëler gekeken naar kinderopvang. Samenwerking is niet langer een taboe. Fusies en overnames zijn aan de orde van de dag. Maar hoe kostenbewust is nu de sector? Onze consultants van Bespaarbedrijf.nl krijgen steevast te horen van een directeur of manager: ‘Bij ons valt niet veel te besparen want onze grootste kosten- posten zijn personeel en huisvesting. Als we willen be- sparen moeten we afscheid van mensen gaan nemen en komen we in de knel met onze bezetting. En huis- vesting is vastgelegd in – soms wel erg lange – huurcon- tracten.’
Als je naar de verkorte balans of de verlies- en winstre- kening kijkt, lijkt deze stelling te kloppen. Zeker in pro- centen. Als we echter wat verder gaan inzoomen en kij- ken naar het kostenoverzicht op de kolommenbalans, zien we dat niet alles in beton is gegoten en dat er wel degelijk ruimte bestaat om te besparen. Een besparing realiseren kan op verschillende manieren: beleidsmatige aanpassingen en de zogenaamde quick wins.
Beleidsmatige aanpassingen
Een voorbeeld van een beleidsmatige besparing is te vin- den in de vaak verborgen personeelskosten. Denk hierbij aan de kosten van verzuim. Een verlaging van 2% op het verzuim heeft direct invloed op de loonkosten. Logisch? Maar het gaat verder: minder kosten voor vervanging, meer tijd en ruimte op de afdeling planning. Maar ook la- gere premie voor de verzuimverzekering en afnemende rekeningen van de arbodienst. Bij een loonsom van 1 miljoen euro betekent een verlaging van het verzuimper- centage met 2% al snel een besparing van ruim € 50.000. Vaak is een gezond verzuimpercentage verbonden aan een gezonde bedrijfsvoering.
Verzuimbeleid is essentieel en hoeft niet ingewikkeld te zijn. Doorgaans helpt het als de drempel van het ziek- melden wat hoger wordt gelegd en als het personeel en het personeelsmanagement mede-eigenaar gemaakt worden van het verzuim. Bedenk eens een leuke incentive voor de afdeling met het laagste verzuim in het
komende kwartaal. Zo’n beleidsmatige aanpassing brengt al op korte, en zeker op langere, termijn een forse besparing met zich mee.
Quick wins
Wanneer we de kosten die aan personeel gerelateerd zijn nog wat verder uitdiepen, blijkt dat er nog meer te bespa- ren valt. Kijk bijvoorbeeld eens naar de BHV-vergoeding of de kosten voor deskundigheidsbevordering. In de praktijk blijkt dat hier veel verschillende prijzen gehan- teerd worden en dat ook organisatorisch zaken efficiën- ter kunnen. De loonadministratie is vaak ook een forse post. Besparingen van 30 tot 50% zijn hier eerder regel dan uitzondering. Hetzelfde geldt voor de personeelsver- zekeringen en kosten met betrekking tot de arbodienst. Het loont de moeite om deze van tijd tot tijd kritisch te (laten) beoordelen.
Huisvestingskosten zijn minder vast dan ze lijken. Neem nu bijvoorbeeld de kosten voor energie of schoonmaak in onderstaand voorbeeld. Dan kunt u zien dat het opnieuw (laten) onderhandelen over de energiekosten tot verras- sende resultaten kan leiden. Hetzelfde geldt voor de be- staande contracten met schoonmaakbedrijven en leve-
ranciers van schoonmaakmiddelen, en voor onderhoudscontracten voor zowel opstallen als tuinon- derhoud. In de praktijk blijkt ook dat bestaande huurcon- tracten voor onderhandeling vatbaar zijn. De huidige vastgoedmarkt met de enorme leegstand heeft verhuur- ders realistischer gemaakt. Zo zijn er nog tal van voor- beelden die betrekking hebben op de kantoorkosten en de algemene kosten.
In de tabel vindt u een voorbeeld van gerealiseerde besparingen bij een middelgrote kinderopvangorganisatie.
Onderhandelen
Soms wil een ondernemer of manager zijn bestaande re- laties en leveranciers graag behouden, maar wil hij liever niet teveel betalen voor producten of diensten. Dan is het lastig onderhandelen. Het is voor onze consultants ech- ter dagelijks werk. Bovendien is het als externe partij veel gemakkelijker om een gesprek over tarieven aan te gaan. Twee gouden regels hanteren de consultants van Bespaarbedrijf.nl. De eerste: geen concessies doen aan de kwaliteit van producten of diensten. De kwaliteit moet van hetzelfde of van hoger niveau zijn. De tweede gou- den regel is: ‘no cure, no pay’. De opdrachtgever loopt dus geen enkel risico, want hij betaalt pas als er echte bespa- ringen zijn aangetoond. In eerste instantie krijgen we vaak de opdracht om de wat minder ‘gevoelige’ kosten onder de loep te nemen, zoals energie, drukwerk en tele- fonie. De kosten die meer in de sfeer van zakelijke dienstverlening liggen zijn vaak uitbesteed aan een be- vriende relatie van de directie of een zakenpartner van een van de toezichthouders. Hier is dus vaker sprake van loyaliteit. Op zich is hier niets tegen, mits hiervoor niet een te hoge prijs wordt betaald. Om de besparing aan te tonen wordt altijd een vergelijking gemaakt op basis van gelijkwaardigheid. Bij de bespreking van het rapport komt vaak een verdieping aan de orde of de gemaakte kosten wel echt noodzakelijk zijn en of een eventuele aanpassing of wijziging in dienstverlening niet méér kan opleveren.
Niet altijd succesvol
Zijn onze consultants altijd succesvol? Nee, dat niet. Soms komen we een bedrijf of instelling tegen waar de inkoop op alle fronten goed geregeld is, en waar het be- stuur of de verantwoordelijk manager echt op de klein- tjes let – en waar de bedrijfsresultaten dit ook aantonen. Wat ons betreft verdient zo’n organisatie een groot compliment! <
Rudy Lubbersen is mede-initiatiefnemer van Bespaarbedrijf.nl en directeur van IFA Bedrijfsadvies.
Recente reacties